Hieronder een kopie van de uitgebreide FAQ op op www.webwinkelfacturen.nl/faq
I. Algemeen
Om tijd te besparen, minder fouten te maken en te weten dat je administratie altijd 'bij' is. Het alternatief van koppelen is met de hand bestellingen overzetten naar je administratie of je bestellingen met csv te exporteren uit je webwinkel en te importeren in je boekhouding. Beide methoden kosten veel tijd en zijn erg foutgevoelig.
Voor meer redenen, lees onze blog.
Wij bieden koppelingen aan voor de grote webwinkelsystemen en boekhoudsystemen:
Onze koppelingen leggen een connectie tussen jouw webwinkel en jouw online boekhoudsysteem. De koppeling zorgt vervolgens dat bestellingen uit je webwinkel automatisch worden overgezet naar je boekhoudsysteem.
Afhankelijk van de webwinkelsoftware en het boekhoudsysteem zijn er variaties mogelijk. Voor WooCommerce webwinkels worden bestellingen overgezet, terwijl bij Magento webwinkels facturen worden overgezet. SEOshop webwinkels hebben zelfs een keuze – doorzetten bestellingen of facturen. In de secties hieronder werken we dit per webwinkelplatform uit.
Ook qua boekhoudsysteem zijn er variaties mogelijk. Voor de systemen MoneyBird en Factuursturen wordt altijd een factuur aangemaakt. Bij Reeleezee, Twinfield en Exact Online en andere systemen kun je kiezen: Transacties, boekingsbonnen, facturen of zelfs bestellingen (Exact).
Koppelen bestelgegevens
Per bestelling / factuur uit de webwinkel worden de volgende gegevens gekoppeld:
Algemene informatie: Het bestelnummer en – indien aanwezig – het factuurnummer worden doorgezet. Evenals de factuurdatum.
Bestelregels: Per bestelregel de naam van het product, het aantal, de prijs en BTW.
Kortingen: Afhankelijk van het soort webwinkel en type korting worden kortingsbedragen direct verwerkt in de bestelregels of wordt de korting als totaal kortingsbedrag doorgegeven.
Verzend- / Betaalkosten: De bedragen, namen en BTW.
Bijna alle door ons ondersteunde webwinkelsystemen geven de BTW op de verzendkosten apart door. Deze BTW wordt doorgezet. Alleen OpenCart geeft niet expliciet de BTW op verzendkosten door. Zie de sectie over OpenCart in deze FAQ om te lezen hoe de BTW over de verzendkosten berekend wordt.
Koppelen klantgegevens
Voor de klantgegevens bij een bestelling wordt eerst gecontroleerd* of deze klant reeds bekend is. Zo ja, dan wordt de bestelling in het boekhoudsysteem onder dezelfde klant geboekt. Is de klant nog niet bekend dan wordt een nieuwe klant in het boekhoudsysteem aangemaakt. Per klant worden de NAW gegevens en mogelijk ook het KvKnr en BTWnr van de klant doorgezet.
*) Controle vindt plaats op basis van het emailadres
Koppelen productgegevens
Bij sommige boekhoudsystemen moeten de producten in bestelregels aanwezig zijn voordat een financiele transactie of factuur kan worden aangemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld voor King, Exact Online en QuickBooks. Bij deze systemen speelt de SKU, EAN, Code van het product een belangrijke rol. Bij het overzetten van een product controleert de koppeling eerst of er al een product met deze SKU aanwezig is. Zo ja, dan wordt dit product voor de transactie / factuur gebruikt. Is het product met die SKU nog niet aanwezig dan wordt het product aangemaakt.
Koppelen voorraad
Voor een aantal systemen kunnen we de voorraad koppelen. Dit zijn de Lightspeed Ecom (SEOshop) – Exact Online / King, CCV Shop – Exact Online / King koppelingen en Lightspeed POS Retail - Exact koppeling. We breiden de mogelijkheden voor voorraadkoppelingen momenteel uit, ihb kijken we naar MUIS en CASH. Ook kijken we naar synchronisatie tussen Exact Online terug naar WooCommerce, Magento en PrestaShop. Laat gerust weten als er vragen zijn over voorraad naar een van onze andere gekoppelde systemen.
Koppelen BTW-codes en grootboekrekeningen
Bij de meeste koppelingen is het mogelijk om een relatie te leggen tussen de BTW codes in de webwinkel en de BTW codes en grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Het is dus mogelijk om verkoop met 6% BTW toe te wijzen aan een andere grootboekrekening dan verkoop met 21% BTW. Hetzelfde geldt voor verkoop binnen Europa (ICP) en verkoop buiten Europa.
Daarnaast is het bijna altijd mogelijk om de grootboekrekeningen voor omzet, verzend- en betaalkosten te specificeren. Controleer de handleiding of dit ook voor jouw specifieke situatie geldt.
Koppelen bestel- en factuurnummers
Meestal wordt het bestelnummer doorgegeven als Betalingskenmerk bij de factuur en kun je kiezen of je een bestelnummer of factuurnummer wilt gebruiken als factuurnummer in het boekhoudsysteem. Of je dat laatste wil is afhankelijk van je specifieke situatie. Gebruik je je boekhoudsysteem alleen voor de omzet uit je webwinkel? Dan kan het handig zijn. Heb je andere bronnen van omzet? Dan kun je beter je boekhoudsysteem het factuurnummer laten bepalen.
Boekhoudsystemen hebben wel hun eigen specifieke eigenschappen. Zo maken Factuursturen en Asperion altijd zelf het factuurnummer aan en accepteert Reeleezee geen letters in het factuurnummer. De koppeling filtert letters en andere niet-cijfers automatisch uit.
Koppelen credit-facturen
Bij de meeste webwinkelsystemen worden bestellingen doorgezet. Geen facturen. Dat is de reden dat er in de meeste gevallen geen mogelijkheid is om creditfacturen te koppelen. Uitzondering is SEOshop. Als je bij een SEOshop koppeling op factuurniveau koppelt dan worden de credit-facturen automatisch meegenomen.
Ja, het is goed om controles uit te voeren op je boekhouding. De boekhouding blijft immers je eigen verantwoordelijkheid. Om je te helpen, hebben we voor iedere klant een persoonlijk dashboard ontwikkeld waarmee je direct overzicht hebt wat/wanneer is doorgezet en wat is tegengehouden / wat er gedaan moet worden.
Ook voeren we extra controles uit om de kans op fouten te minimaliseren. Dus naast het doorsturen van bestellingen voert de koppeling controles uit. Deze zijn:
1. Controle op totalen: Voor alle boekhoudsystemen, behalve Yuki, Reeleezee en Asperion. Indien mogelijk controleert de koppeling de debiteur informatie en de besteltotalen van transacties die zijn toegevoegd aan het accounting systeem. Er wordt melding gemaakt als hier problemen mee zijn.
2. Controle dubbele facturen: Bestellingen die al eens zijn doorgezet worden gelogd om te voorkomen dat ze niet nog eens doorgestuurd worden.
Bij welke status een transactie / factuur wordt doorgezet is afhankelijk van het webwinkelsysteem. Facturen worden aangemaakt als een bestelling de status Betaald of Voltooid krijgt. Voor OpenCart, Magento en Mijnwebwinkel kun je zelf aangeven bij welke statussen een factuur aangemaakt moet worden. Voor SEOshop kan de factuur ook aangemaakt worden op het moment dat de factuur in de webwinkel wordt aangemaakt. Qua data worden verschillende methoden gebruikt: de factuurdatum, de betaaldatum of de huidige datum. Overleg met ons wat je voorkeur heeft.
Naast de status willen webwinkeliers weten hoe snel transacties worden doorgezet. Dat hangt af van het webwinkel systeem. Zo worden Lightspeed en CCV Shop direct doorgezet en werken PrestaShop, Magento en OpenCart obv een batch koppeling die ieder uur draait. Mijnwebwinkel werkt dagelijks (en soms vaker), terwijl WooCommerce iedere 4 uur draait. Bij WooCommerce ondersteunen we daarnaast webhooks zodat bestellingen direct kunnen worden doorgezet. Zie de handleiding van jouw specifieke koppeling voor meer details.
Ja, klantcodes worden door de koppeling hergebruikt. Het selectiecriteria is de combinatie emailadres. Dit betekent dat als er een bestelling binnenkomt op een emailadres dat al eerder is gebruikt, dat dan de klantcode die eerder is toegekend wordt gebruikt.
Ons advies is om slechts 1 plek te hebben waar al je facturen staan. Niet twee. Dus als je gebruik maakt van een koppeling adviseren we je om de facturatie functionaliteit in je webwinkel uit te schakelen. Facturatie hoort niet perse thuis in een webwinkel. Daarvoor zijn er teveel regels en is het een te lastig proces. Facturatie- en boekhoudsystemen zijn daar wellicht beter in, dus gebruik hen en laat hen het werk doen. Meer overwegingen, zie onze blog Factureer jij vanuit je webwinkel of je boekhoudsysteem.
Deze vraag krijgen wij af en toe. Er is een grote partij voor de webshop en een grote partij voor het facturatiesysteem en wij zijn geen van beide. Wij zijn een onafhankelijke partij die webwinkels aan factuursystemen verbindt. Webwinkelfacturen.nl is een initiatief van Sponiza IT, actief in internet applicaties en koppelingen sinds 1999.
Webwinkelfacturen.nl automatiseert de koppeling tussen de webwinkel en het boekhoudsysteem. De waarde die de webwinkelier hieraan ontleent hangt af van de hoeveelheid tijd die zij/hij hiermee bespaart ten aanzien van het alternatief data handmatig overtypen en/of te importeren, alsmede de kosten gerelateerd aan het voorkomen van (overschrijf) fouten. Tot slot horen wij van onze klanten dat ze de koppeling waarderen omdat ze administratief bijgewerkt zijn – een soort mental peace of mind.
Webwinkelfacturen.nl is marktleider met meer dan 80 verschillende koppelingen (over 13 boekhoudsystemen en 7 e-commerce platformen) en onderscheidt zich op drie terreinen tav eenmalige plug-ins, extensies, XML/CSV/XLS bestanden en andere partijen:
- I. Cloud. Webwinkelfacturen.nl levert de koppeling vanuit een centraal platform, gebaseerd op een vaste prijs per maand. Hierdoor kunnen wij de volgende zaken leveren:
- Automatische en directe koppeling tussen de webwinkel en de boekhouding. De webwinkelier hoeft dus niets te doen en als in het webwinkel platform een bestelling plaats vindt, wordt de adminstratie bijgewerkt. Continu.
- Up-to-date zijn. Als er (versie) veranderingen zijn aan de webwinkel of boekhouding / factuur systeem zijde dan zorgt webwinkelfacturen.nl ervoor dat alles gewoon blijft doordraaien.
- Voorspelbare kosten. Er zijn geen verborgen kosten voor upgrades en/of werkzaamheden van de webwinkelier nodig.
- II. Dienstverlening. Webwinkelfacturen.nl levert meer dan een technische (real-time) koppeling. Wij leveren een dienst die bestaat uit een helpdesk, migratie support en controles met een persoonlijk dashboard. Migratie support betreft het eenmalig achteraf koppelen van nog niet aangemaakt facturen uit het lopende jaar. Controles betreft een regelmatig continu proces op de Saas e-commerce platformen waarin geverifieerd wordt of er facturen zijn die niet gekoppeld zijn en indien dat het geval is, waarom niet?
Een illustratief voorbeeld is een webwinkelier die buiten zijn limiet is gegaan van haar/zijn boekhoud / factuur abonnement. Of als een bestelling per abuis geen btw op de verzendkosten heeft. Of als het btw-nummer van een zakelijke klant niet voldoet voor een correcte ICP boeking. - III. Expertise. Webwinkelfacturen.nl is gespecialiseerd in koppelen van e-commerce platformen en boekhouding / factuur systemen. Door deze niche focus weten wij de in& out’s van de systemen en kunnen wij superieure kwaliteit leveren, optimaal problemen oplossen en blijven innoveren op domeinen als creditfacturen, btw berekeningen, kortings en coupon akties, zie bijvoorbeeld http://webwinkelfacturen.nl/btw-coupon-korting
Wij zijn trots op de prijzen die wij aanbieden: zie Prijzen.
Bestellingen komen binnen op ons platform en worden doorgestuurd naar het gewenste boekhoud/factuur-systeem. De meeste gegevens die bij ons binnen komen slaan we niet op, maar sommige wel. Het primaire doel van de opgeslagen informatie is om support te kunnen leveren. Daarnaast wordt anoniem informatie bijgehouden mbt omzet en btw. Hierbij een overzicht:
Credentials: Voor het ophalen van informatie uit webwinkels en het doorsturen van de gegevens naar het factuursysteem hebben we credentials nodig voor het leggen van de koppelingen. Bij voorkeur werken we hier met API sleutels of OAuth. Deze credentials worden opgeslagen tijdens de contractduur. Twee maanden na het beeindigen van de contractduur worden deze credentials verwijderd.
Bestelinformatie: Om te voorkomen dat bestellingen dubbel worden doorgegeven aan het factuursysteem slaan we van iedere bestelling het orderid op, het bedrag excl BTW en het bedrag incl BTW.
Klantinformatie: Voor het synchroniseren van klanten tussen de webwinkel en het factuursysteem slaan we van iedere klant een klantidentificatienr op en het emailadres.
Logfiles: Voor alle acties op het platform worden logfiles bijgehouden. We gebruiken de loginformatie voor troubleshooting. Loginformatie wordt na 2 maanden automatisch verwijderd.
Rapportage: In geval van rapportage met het doel 'Overzicht totalen' wordt voor een periode van 1 maand het rapport bewaard. Het rapport bevat de volgende informatie: bestel id, Euro waarde in/excl btw, datum aankoop, naam debiteur.
Migraties:Tijdens migraties laden we de bestellingen uit de webwinkel op ons platform en verwerken deze. Binnen 24 uur nadat we accoord hebben op onze migraties verwijderen we deze bestellingen. Alleen order ids blijven bewaard.
Validitychecks: Regelmatig voeren wij validity controles uit om te kijken of alle bestellingen netjes zijn doorgegeven aan het factuursysteem. Voor een periode van maximaal 3 uur worden bestelgegevens en invoicegegevens geladen en gecontroleerd. Na controle worden deze gegevens verwijderd.
Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).
Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Vaak staat je vraag + antwoord hier al bij. Als je daarnaast nog vragen hebt kun je via webcare@webwinkelfacturen.nl een case aanmaken. Wij streven naar de volgende KPI’s:
* Antwoord op vraag: Tijdens kantooruren, binnen 24 uur.
* Oplossing voor probleem: Voor zogeheten P1 problemen (uw koppeling doet het niet meer): binnen 4 uur.
Tot op heden hebben wij deze KPI’s met glans gehaald! Daarnaast is het platform tot op heden >99% beschikbaar.
Je mag ons ook bellen, zeker voor informatieve vragen. Onze ervaring leert dat technische en operationele vragen het best opgelost worden dmv het sturen van een email.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.
Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'schakel een webwinkelspecialist in om de koppeling werkend te krijgen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als de installatie van de koppeling niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening. Details van de dienst staan hier beschreven.
II. Koppelen met een Lightspeed Ecom (SEOshop) webwinkel
Om je SEOshop webwinkel te koppelen ga je naar de SEOshop appstore. Je kunt de appstore benaderen vanuit je SEOshop backend. Zoek het boekhoudsysteem waarmee je wilt koppelen en klik op ‘Installeren’. Je krijgt nu schermen die je moet invullen. De gegevens die we vragen zijn nodig om de koppeling te maken. We doen dat zo veilig mogelijk, dwz dat we zo min mogelijk gegevens vragen en dat de gegevens die je doorgeeft ook geen extra beveiligingsrisico geven.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen. Kortingen bij SEOshop bestellingen worden direct in de bestelregels verwerkt en zo ook doorgezet.
Bij SEOshop heb je de keuze om bestellingen door te zetten als ze op Betaald worden gezet OF op het moment dat je een factuur voor de bestelling aanmaakt. Het voordeel van alleen betaalde bestellingen doorzetten is dat bestellingen waarop geen financiele transactie plaatsvindt niet in je boekhouding komen. En daarmee houd je je boekhouding schoon. Het voordeel van het doorzetten van facturen is dat credit-facturen ook worden doorgezet. SEOshop heeft een zeer uitgebreide facturatie-module dus het doorzetten van facturen is voor veel webwinkeliers een interessante mogelijkheid.
III. Koppelen met een WooCommerce webwinkel
Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met WooCommerce via deze pagina. Je hoeft niets af te rekenen. Er is een proefperiode van 30 dagen. Als je je hebt aangemeld sturen we je een plug-in toe. Deze plug-in installeer je in je WordPress website, net zoals je bij andere plug-ins doet.
Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina. Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen. Kortingen bij WooCommerce bestellingen worden direct in de bestelregels verwerkt en zo ook doorgezet.
De WooCommerce koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur bestellingen worden ingelezen vanuit je webwinkel en – indien ze verwerkt zijn – worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Is een bestelling nog niet verwerkt dan wordt hij bewaard. Ieder uur wordt gecontroleerd of hij inmiddels verwerkt is en dus doorgezet kan worden.
Daarnaast is het mogelijk webhooks aan te zetten in je WooCommerce webwinkel. Daardoor worden bestellingen direct doorgezet. In de handleiding van je koppeling staat beschreven hoe dit moet.
De koppelingen zijn getest op WordPress versies vanaf 4.0 en werkt voor WooCommerce versies vanaf 2.4. Je WooCommerce webwinkel moet permalinks hebben. Als je webwinkel een SSL-certificaat heeft dan moet dat wel een geldig SSL-certificaat zijn. Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van WooCommerce. Customizaties worden niet meegenomen.
Bij de platformen CCV Shop en WooCommerce is het zeer aantrekkelijk om bestellingen tegelijk aan te vinken en op betaald te zetten. Pas hiermee op. De meeste boekhoudsystemen kunnen het niet aan als er transactie tegelijk binnenkomen. Soms verwerken ze er 1, soms allemaal, en soms een paar half. Verwerk de bestellingen dus apart. Er hoeft maar een fractie van een seconde tussen te zitten. Dan gaat het al goed.
De koppeling ondersteunt Multi Site. Per subwinkel dient een koppeling gelegd te worden. Neem hoe dan ook even contact met ons op tijdens de activatie omdat tijdens de installatie (ook als er maar 1 subwinkel wordt gekoppeld!) iets speciaals gedaan moet worden.
IV. Koppelen met een Mijnwebwinkel webwinkel
Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met Mijnwebwinkel via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.
Als je je hebt aangemeld ontvang je een email met een link naar de handleiding en de installatie url. Klik op de installatie url en de installatie begint.
Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.
Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.
De Mijnwebwinkel koppelingen geven de SKU door indien van toepassing.
De Mijnwebwinkel koppeling werkt in batchmode. Op gezette periodes worden je bestellingen automatisch bijgewerkt in je factuursysteem.
V. Koppelen met een CCV Shop webwinkel
Om je CCV Shop webwinkel te koppelen ga je naar de CCV Shop appstore. Je kunt de appstore benaderen vanuit het beheerdeel van je webwinkel. Zoek het boekhoudsysteem waarmee je wilt koppelen en klik op Installeren.
Je door schermen geleid die je moet invullen. De gegevens die we vragen zijn nodig om de koppeling te maken. We doen dat zo veilig mogelijk, dwz dat we zo min mogelijk gegevens vragen en dat de gegevens die je doorgeeft ook geen extra beveiligingsrisico geven.
Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.
Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.
Bestellingen worden overgestuurd zodra ze op betaald worden gezet.
Bij de platformen CCV Shop en WooCommerce is het zeer aantrekkelijk om bestellingen tegelijk aan te vinken en op betaald te zetten. Pas hiermee op. De meeste boekhoudsystemen kunnen het niet aan als er transactie tegelijk binnenkomen. Soms verwerken ze er 1, soms allemaal, en soms een paar half. Verwerk de bestellingen dus apart. Er hoeft maar een fractie van een seconde tussen te zitten. Dan gaat het al goed.
VI. Koppelen met een Magento webwinkel
Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met Magento via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.
Als je je hebt aangemeld sturen we je een modulebestand toe en een installatie-url. Het modulebestand installeer je in je Magento webwinkel. Vervolgens dient er een configuratie uitgevoerd te worden in je webwinkel te worden uitgevoerd. Na de configuratie kun je via de installatie-url de koppeling effectueren.
Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.
Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.
Specifiek voor Magento is dat in principe facturen worden overgezet en geen bestellingen.
De Magento koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur facturen worden ingelezen vanuit je webwinkel en worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.
De koppeling werkt met Magento versie 1.9 en sinds december 2016 ondersteunen we ook Magento 2.x. Eerdere versies lijken ook te werken. Heb je een oudere versie neem dan contact met ons op.
Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van Magento. Customizaties worden niet meegenomen.
Als je problemen ondervindt bij het leggen van de koppeling kun je het volgende controleren:
De directory beheeromgeving: Default is /admin. Stuur ons een email als je een andere directory gebruikt.
Rechten API user: De User / Gebruiker van de API moet administrator / beheerder zijn. Ga naar Webservices -> REST OAuth Geautoriseerde Tokens. Hier zie je de applicatie-naam, maar ook het gebruikersid staan. Klik nu op Systeem -> Rechten -> Gebruikers en zorg dat de gebruiker met dit gebruikersid Administrator rechten heeft bij REST Role.
Redirect regels: In het standaard .htaccess bestand staat een regel: RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L]. Ontbreekt deze regel of het hele .htaccess bestand dan kan de REST API koppeling niet opgezet worden.
Tot slot kan er een probleem zijn met de magento-headers. Dit is een beveiligingsprobleem dat we vaak zien als er gebruik gemaakt wordt van php-fpm5 / fast-cgi. Dit probleem kan zich voordoen bij webwinkels gehost bij Byte. Zij hebben een goede uitleg hoe je dit probleem kunt oplossen.
De koppeling ondersteunt Multi Store. Er is per Magento installatie een koppeling nodig (met daarachter alle subwinkels). De subwinkels kunnen obv store-id’s op aparte grootboekrekeningen gemapped worden.
VII. Koppelen met een PrestaShop webwinkel
Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met PrestaShop via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.
Als je je hebt aangemeld sturen we je een installatie-url. Eerst dien je een PrestaShop API sleutel aan te maken in je PrestaShop webwinkel. Daarna kun je via de installatie-url de koppeling effectueren.
Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.
Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.
De PrestaShop koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur bestellingen worden ingelezen vanuit je webwinkel en worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.
De koppeling werkt met PrestaShop versie 1.7. en 1.6.x. De koppeling werkt niet met PrestaShop versie 1.5.x. Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van PrestaShop. Customizaties worden niet meegenomen.
VIII. Koppelen met een OpenCart webwinkel
Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met OpenCart via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.
Als je je hebt aangemeld sturen we je een extensie en een installatie-url. De extensie installeer je in je OpenCart webwinkel. De extensie werkt NIET via vqmod. Als hij geinstalleerd is configureer je de instellingen. Als de instellingen zijn opgeslagen verschijnt er een link waarmee je de installatie kunt afronden.
Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.
Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.
Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.
Een uitzondering op dit antwoord is het doorzetten van de BTW op de verzendkosten. Voor OpenCart wordt de BTW op verzendkosten als volgt berekend:
1. De koppeling zoekt uit of OpenCart de verzendkosten incl of excl BTW doorstuurt.
2. De BTW op de verzendkosten wordt berekend op basis van de Nederlandse belastingregels. De BTW-percentage is gelijk aan het hoogste BTW-tarief in het winkelmandje.
Een tweede uitzondering zit in de kortingen. OpenCart heeft een hoop verschillende kortingen die inclusief en exclusief worden aangeboden. Veelal zijn hier extra extensies bij betrokken. Gebruik je specifieke kortingscode neem dan contact met ons op. Dan kijken we hoe we die korting kunnen toevoegen aan de berekening.
De OpenCart koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur bestellingen worden ingelezen vanuit je webwinkel en worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.
We hebben een aparte koppeling voor OpenCart versie 1.5.6 en eentje voor OpenCart versie 2.*. Klanten hebben de koppeling met v2.3 al operationeel. Bij aanmelding ontvang je beide koppelingen.
Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van OpenCart. Customizaties worden niet meegenomen. Alleen voor kortingen kunnen we soms een uitzondering maken.
IX. Vragen uit de dagelijkse praktijk
Voor Yuki facturen wordt voor iedere factuurregel een BTW code en een BTW percentage meegegeven. Yuki controleert of de BTW code en het BTW percentage bij elkaar horen. Bij de BTW code 1 hoort een BTW percentage van 21%. Bij BTW code 2 hoort een BTW percentage van 6%. Yuki weigert bestellingen waarbij de BTW code en het BTW percentage niet bij elkaar horen. Yuki weigert dus bestellingen met BTW code 1 en BTW percentage 6%.
Het aanmaken van BTW tarieven in WooCommerce is niet erg intuitief. Wij merken regelmatig dat WooCommerce webwinkels onder hun BTW klasse Standaard zowel een BTW percentage van 21% als van 6% neerzetten. Dat is niet correct. Je kunt bij BTW klasse Standaard meerdere BTW percentages kwijt maar dan moet er ook een verschil zijn in landcodes.
Meestal is een goede instelling om bij de BTW klasse Standaard het BTW percentage 21% te zetten en bij de BTW klasse Reduced tarief het BTW percentage 6% te zetten. In ieder geval werkt de Yuki koppeling dan wel.
Lees onze blog over het instellen van BTW tarieven.
De koppeling maakt een verbinding met je webwinkel om de bestellingen uit te lezen. Die verbinding moet wel gelegd kunnen worden. Met name bij WooCommerce merken we dat daar problemen zitten.
Een .htaccess bestand dat een onverwachte redirect doet, een WPML plugin, die pagina's automatisch voorziet van een taal-extensie, firewalls en ongeldige SSL-certificaten. Neem contact me ons op, we doen ons best om het probleem te vinden. We kunnen het meestal niet zelf oplossen maar wel een richting geven hoe het probleem opgelost moet worden.
Waarschijnlijk worden deze bestellingen niet doorgestuurd vanwege hun status. Bestellingen voor Mijnwebwinkel winkels worden doorgestuurd als zij de status Betaald, Verzonden of Opgehaald en betaald hebben.
Er zijn een paar mogelijke oorzaken voor verschillen in OpenSource webwinkels - zoals OpenCart - en de boekhoudsystemen:
a. Misschien maak je gebruik van een extensie voor kortingen en komen deze kortingen niet door? Je herkent dat doordat de totaalbedragen in je boekhoudsysteem hoger zijn dan in je webwinkel. De koppeling ondersteunt standaard OpenCart webwinkels, geen extensies. Voor kortingen kunnen we echter wel vaak iets doen, dus neem vooral contact met ons op.
b. Een andere reden voor verschillen is dat de BTW op Verzendkosten niet correct geconfigureerd is in de OpenCart webwinkel.
Over verzendkosten moet BTW berekend worden. OpenCart slaat voor bestellingen BTW bedragen per BTW soort op. BTW bedragen voor Verzendkosten worden dus niet apart opgeslagen. De koppeling berekent de BTW voor Verzendkosten op basis van het hoogste BTW tarief bij de producten.
Als Verzendkosten in de bestelvolgorde genoemd worden VOOR de BTW bedragen dan gaat de koppeling er van uit dat de Verzendkosten excl BTW zijn doorgegeven. De berekende BTW wordt opgeteld bij de Verzendkosten.
Als Verzendkosten in de bestelvolgorde genoemd worden NA de BTW bedragen dan gaat de koppeling er van uit dat de Verzendkosten incl BTW zijn doorgegeven. De berekende BTW wordt niet opgeteld bij de Verzendkosten.
Ja, dat kunnen we verklaren. PrestaShop berekent de BTW over de webwinkelkorting altijd tov het product met het hoogste BTW tarief. Dat is niet correct. De BTW berekening van de korting moet relatief gerekend worden aan de 6% en 21% bedragen in de bestelling. De koppeling doet het dus goed.
1. Controleer of je de gebruikersnaam hebt ingevuld van je factuursturen.nl account. Het gaat dus niet om de naam van de apisleutel maar om de gebruikersnaam waarmee je inlogt.
2. Controleer of de apisleutel actief en niet verlopen is.
3. Lukt het dan nog niet, neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl.
1. Controleer of je de gebruikersnaam hebt ingevuld van je factuursturen.nl account. Het gaat dus niet om de naam van de apisleutel maar om de gebruikersnaam waarmee je inlogt.
2. Controleer of de apisleutel actief en niet verlopen is.
3. Lukt het dan nog niet, neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Veel vragen die wij over dit onderwerp krijgen worden veroorzaakt door de inrichting van het Exact Online pakket. Qua BTW tarieven worden de tarieven met type 'E' (BTW codes voor bedragen excl BTW) en 'N' (BTW codes voor bedragen met 0% BTW) opgehaald. Daarnaast moet het transactie-type van de BTW code 'S' of 'B' zijn (Sales of Both, transactie type 'P' - Purchase wordt niet meegenomen). Qua grootboekrekeningen worden grootboekrekeningen met Balance Side 'D' (Debet) en Balance Type 'B' (Balance) opgehaald.
De installatie van de koppeling gaat ervan uit dat je inlogt op je webwinkel via www.jouwwebwinkel.nl/admin. Maar bij sommige webwinkels wordt iets anders gebruikt dan admin. Bijvoorbeeld manager (www.jouwwebwinkel.nl/manager) of beheer (www.jouwwebwinkel.nl/beheer). Neem contact met ons op, dan gaan we zorgen dat voor jouw webwinkel het installatie-proces ook gaat werken.
Ale je geen producten in Exact Online mag aanmaken dan ben je waarschijnlijk vergeten een default eenheid en/of default artikelgroep toe te voegen in Exact. Zie bijgevoegde plaatjes voor uitleg.
En voor de artikelgroep:
Eerst maak je een nieuwe relatie aan: Relaties>>Prospects>>Aanmaken. Zorg ervoor dat je de status van de klant instelt als klant, dus niet als als prospect etc.
Dan sla je hem op, na de naam ingevoerd te hebben, met de bewaren knop.
Tot slot - ga naar >>Relaties, zoek de default debiteur en geef het nummer door van je default-debiteur dat is aangemaakt in Exact, achter Relatie::
Het administratie-id van je Moneybird account kun je vinden door in te loggen in Moneybird met je gebruikersnaam/wachtwoord en in de URL van je browser te kijken: het is het number achter https://moneybird.com/…
De koppeling is beveiligd dat bestellingen van voor het koppel moment niet automatisch doorgezet worden. Alleen nieuwe orders na het koppel moment worden doorgezet. Mocht je oude orders ook willen doorzetten, kijk dan in het Support hoofdstuk van je handleiding.
Ben je op zoek naar de nieuwste versie van de koppeling die je gebruikt? Je kunt hem hier downloaden.
Cloudinvoice plug-in voor WooCommerce
Cloudinvoice extensie voor Magento
Cloudinvoice extensie OpenCart 1.5.6
Cloudinvoice extensie OpenCart 2.0 tot en met 2.3
Let op: Zonder licentie kun je de koppelingen niet gebruiken. Heb je nog geen licentie, schaf deze dan eerst aan via de webwinkel.
0 Opmerkingen